Tema, gadget, sicurezza, inviti... tutto quello che c'è da sapere prima di organizzare un evento

Come organizzare un evento locale di successo? E come capire se gli invitati hanno gradito oppure no?Prima di noleggiare sedie, tavoli, apparecchiature elettroniche per l’audio e chiamare il servizio catering, è bene mettere per iscritto una lista di passaggi fondamentali. Un evento locale pubblico richiede misure di sicurezza, rispetto delle norme circa il numero di partecipanti, oltre a tutta una serie di preparativi necessari per offrire un’ottima esperienza.

Obiettivi

Cosa vuoi ottenere con il tuo evento? Vuoi raggruppare un certo tipo di persona proveniente da tutta la provincia o città? Vuoi promuovere la tua compagnia come sponsor ufficiale dell’evento, oppure intendi approfittare di un momento particolare dell’evento per mostrare a tutti il tuo nuovo prodotto in vendita?

Qualunque sia l’obiettivo, fai in modo che sia chiaro per tutti.

Costi

Dal noleggio dei locali necessari fino al rinfresco è bene calcolare ogni spesa. Per un evento al chiuso, potrebbero bastare 150 € al giorno per avere un ampio spazio a propria disposizione per l’intera giornata, nella maggior parte delle province italiane. Le misure indispensabili, come la sicurezza degli ambienti e degli invitati, vanno sempre prese in tempo e senza badare a spese. Fai una lista del necessario e delle spese in modo da avere tutto chiaro sin da subito, tagliando i costi superflui: ricorda che ogni euro speso dovrebbe essere ripagato in futuro con i guadagni ottenuti proprio grazie all’evento.

Gadget personalizzati

Che tu stia organizzando un festival o un evento pubblico a livello locale, i gadget non possono mancare. Puoi usare i gadget personalizzati come lanyards per chiavi e pass, abbigliamento, taccuini e prodotti hi-tech come strategia promozionale per la tua azienda. Regalandoli durante l’evento, all’inizio per dare il benvenuto oppure al termine, gli invitati potranno portare a casa un ricordo concreto di quella giornata, personalizzato con colori, indirizzo web e nome della tua impresa. Scegli i migliori gadget personalizzati e ottieni il massimo ritorno d’investimento dalla promozione durante l’evento.

Tema dell’evento

Che atmosfera vuoi creare? Trova un tema e un soggetto che siano in linea con la tua azienda o con ciò che vuoi promuovere. In base alla stagione, puoi orientare l’evento tenendo in considerazione ciò che piace al pubblico che inviterai, personalizzando tutto in base ai loro gusti. Rendi comprensibile il tema sin dall’invito. 

Intrattenimento

Ciò che rende unico e soprattutto memorabile un evento sono le emozioni che riesce a trasmettere ai presenti. Puoi scegliere di ingaggiare una band musicale, un comico famoso a livello locale, un gruppo di ballo oppure qualcuno che possa parlare istruendo gli invitati, se il tuo evento è a scopo culturale. In tutti i casi, almeno un’ora dovrà essere impiegata per intrattenere e divertire, inserendo intermezzi promozionali e pause ogni mezz’ora o poco più, per consentire a tutti di mantenere alta l’attenzione senza annoiarsi.

Conclusione

Segui questi consigli per organizzare un evento di successo e offrire visibilità alla tua azienda. Distribuisci i tuoi gadget promozionali ai presenti e richiedi di compilare un form virtuale che invierai a chiunque avrà dato il consenso a essere contattato via e-mail, e chiedi loro cosa ne pensano dell’evento, anche attraverso i social media. In questo modo, raccoglierai informazioni preziose per organizzare eventi futuri e massimizzare il tuo ritorno d’investimento.