Nell'ambito dell'iniziativa “Copernico”, avviata nel corso dell'anno 2007 dal Comune di Spoleto e consistente nell'elaborazione di progetti innovativi finalizzati a migliorare l'efficienza, l'efficacia e l'economicità dell'azione amministrativa, per l'anno 2008/2009 la direzione comunale Sportello Unico Imprese e Cittadino ha presentato il progetto “La fase 2 del SUIC – 5 sportelli in uno”. Tale progetto, particolarmente articolato e frutto di un'analisi dei fabbisogni dei cittadini con apposite indagini di customer satisfaction, è stato adeguatamente partecipato alle organizzazioni sindacali ed approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 339 del 28/10/2008, mentre nel quadro dei progetti “Copernico” è risultato vincitore fra tutti quelli presentati.

L'intero progetto Copernico è stato inoltre segnalato fra i migliori, a livello nazionale, dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione nell'ambito dell'iniziativa “premiamo i risultati”, nel corso dell'anno 2009.

Il progetto “La fase 2 del SUIC” si propone di organizzare uno sportello unico per il pubblico dove offrire i servizi comunali della Direzione SUIC rivolti ai cittadini (Demografico, entrate e socio- scolastico), unitamente all'URP e allo Sportello Interculturale in un unico luogo fisico individuato nello Sportello del Cittadino posto al piano terra del palazzo della Comunità Montana. Quest'ultimo Sportello raccoglieva già servizi di più Enti (Comunità Montana, Provincia di Perugia, Comune di Spoleto, Camera di Commercio di Perugia) ma, per le attività comunali, i prodotti offerti erano troppo limitati (es.: permessi ZTL e invalidi, informazioni su procedure di gara e concorsuali, informazioni generali di primo livello).

I cittadini, pur potendo contare su informazioni di primo livello presso ogni sportello di tema o presso l'URP funzionante allo Sportello del Cittadino, per poter ottenere compiutamente ed esaurientemente più prodotti/servizi non appartenenti alla stessa unità tematica, dovevano recarsi in front diversi e, quindi, rifare la fila. Inoltre gli orari di apertura del Suic-cittadino erano sì congegnati in maniera tale da coprire l'intera settimana, sabato mattina incluso, considerando anche gli sportelli decentrati di San Giacomo, San Giovanni e Strettura, ma l'orario di Via dei Filosofi (dal lunedì al venerdì mattina, due pomeriggi settimanali, oltre al sabato mattina con orario ridotto) non era in grado di intercettare tutte le esigenze dei cittadini.

Il tempo di attesa dell'utente negli orari di punta (presenza di 15-20 utenti), ad es. agli sportelli del solo tema demografico (8.30-9.00 / 11.00-12.00) di Via dei Filosofi, poteva raggiungere anche un'ora per una prestazione di dieci minuti.

Il nuovo Sportello, completamente ristrutturato nella logistica e fortemente informatizzato, è stato inaugurato il 14 marzo 2009 e funziona dal 16 marzo 2009, con un gruppo di 11 operatori che lavorano su turni ed un Funzionario Responsabile dedicato.

Il nuovo orario prevede un totale di 60 ore settimanali al pubblico (lun.-ven. 8.30-19.30 ORARIO CONTINUATO; sab. 8.30-13.30) con 5/6 dipendenti mediamente impiegati.

Nel complesso, gli obiettivi di progetto sono la riduzione dei tempi di attesa del cittadino-utente, grazie al maggior periodo di orario di apertura al pubblico, la possibilità di svolgere in una medesima postazione più procedimenti anche di materie diverse, la fornitura all'utenza di un unico punto di accesso anche per i servizi di altri enti e, non ultimo, il miglioramento dell'immagine complessiva della Pubblica Amministrazione.

Ogni postazione del nuovo front espleta infatti tutti i servizi offerti riferiti ai cittadini, anche quelli derivanti da convenzioni esterne (Es.: QUIENEL) e fornisce informazioni di primo livello anche per gli altri servizi comunali, sia del SUIC-imprese che delle altre direzioni, avvalendosi dei procedimenti e della modulistica inseriti nel portale comunale.

A questo c'è da aggiungere che è in via di attivazione anche uno sportello dedicato per gli abbonamenti della S.S.I.T. Gestione S.p.A. (il servizio è già attivo in via sperimentale).

È in se la natura assolutamente innovativa del nuovo servizio, fra i primi in Italia gestito con queste modalità e che sta dando, come del resto si riconosce nella stessa interrogazione, risultati davvero soddisfacenti.

Nei primi quattro mesi della sua attività, lo Sportello, compresi i servizi della CCIAA della Provincia, della Comunità Montana, dello Sportello Interculturale e della Spoletina Trasporti, ha effettuate n. 18.075 operazioni (n. 4.518 operazioni al mese; n. 174 operazioni al giorno).

Tra i servizi più significativi richiesti dall'utenza risultano:

– QUIENEL n. 1311;

– Bonus elettrico n. 475;

– Cambi residenza n. 728;

– Certificazioni anagrafiche: n. 2650;

– Carte di identità nuove: n. 1547

– Proroghe carta identità: n. 928

– Sportello interculturale: n. 1473;

– Camera di Commercio: 754;

– SSIT: 113;

– Permessi ZTL: 390

– Permessi disabili: 397

– Contributi affitti: 361

– Autenticazioni: 674

– Libri di testo: 348

– Mense 250.

Dall'innovativo sistema elimina code, installato presso lo Sportello, si evince che i tempi medi di attesa per i servizi comunali sono stimabili in 15 minuti.

Alcuni esempi: asili nido 10 minuti; autenticazioni 7 minuti; carte di identità 15 minuti; invalidi civili 8 minuti; ZTL 9 minuti.

Va detto che, nonostante l'iniziale campagna informativa messa in atto dal Comune, ancora non tutti i cittadini conoscono pienamente le potenzialità dello Sportello in relazione al periodo di fruizione dei servizi e si concentrano nelle mattinate (soprattutto il lunedì) dalle ore 10.00 alle ore 12.15.

È necessario quindi ripetere con periodicità costante la campagna di informazione e comunicazione con la cittadinanza, anche per mezzo di avvisi in piccolo formato da distribuire in punti strategici di raccolta (e possibilmente, attesa) dell'utenza quali, ad es. laboratori ASL, autobus, istituti bancari, etc. Gli uffici preposti stanno lavorando in tal senso.