Dalla sua entrata in vigore, l’obbligo di fatturazione online ha rivoluzionato la gestione della contabilità da parte di liberi professionisti e aziende. La digitalizzazione delle fatture ne ha notevolmente semplificato l’emissione e l’archiviazione: grazie a software dedicati, vengono infatti compilate e conservate in maniera semplice e veloce, eliminando la necessità di documenti cartacei e riducendo il rischio di errori amministrativi.
Prima di iniziare a fare fatture elettroniche è comunque opportuno avere ben chiaro il funzionamento di questi programmi e quali informazioni riportare nel documento. Per una migliore amministrazione della propria attività professionale si consiglia inoltre di aggiornarsi su quelli che sono gli obblighi di legge in materia di fiscalità, anche con l’aiuto del proprio commercialista di fiducia.
Come fare una fattura elettronica
Molti professionisti alle prime armi hanno qualche dubbio su come fare fattura elettronica, ma in realtà grazie ai software di fatturazione digitale gran parte dei procedimenti sono semplificati e automatizzati. Il documento viene infatti prodotto già in formato XML, lo standard stabilito dall’Agenzia delle Entrate e inviato senza passaggi aggiuntivi al Sistema di Interscambio (SDI), che ne verifica la correttezza e la trasmette al destinatario.
Per emettere una fattura elettronica, è necessario compilare le seguenti voci:
- Dati del cedente/prestatore;
- Dati del cliente;
- Descrizione dei beni o servizi venduti;
- Importo e aliquota IVA applicata;
- Codice destinatario o PEC del cliente.
I vantaggi dei software di fatturazione
Il successo dei software di fatturazione elettronica è facilmente comprensibile sulla base degli evidenti vantaggi forniti all’utente finale. Grazie ai processi automatizzati infatti gli errori di compilazione vengono ridotti al minimo. In ogni caso, rimane possibile annullare la fattura elettronica in caso di errore, purché essa non sia ancora stata trasmessa al sistema.
I software riducono inoltre al minimo le azioni manuali richieste, grazie a comode funzionalità quali la duplicazione di fatture, la rubrica clienti e l’archiviazione digitale automatica. Diversi programmi, offrono inoltre diversi piani di abbonamento, in modo da incontrare le esigenze tanto del piccolo libero professionista, quanto delle imprese con una mole di fatturazione superiore.
Aspetti legali della fatturazione online: obbligatoria per tutti?
A partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia per qualsiasi operazione B2B (ovvero tra soggetti IVA) e B2G (tra professionisti e Pubblica Amministrazione). Nel 2024 l’obbligo è stato esteso anche a tutti i professionisti in regime forfettario. Sono esentate dalla fatturazione elettronica anche alcune categorie professionali, come medici e operatori sanitari, i quali trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Per quanto riguarda le operazioni verso clienti esteri, sarà necessario trasmettere i dati al Sistema d’Interscambio, utilizzando il formato della fatturazione elettronica e consegnare al destinatario una copia analogica (cartacea o in pdf) del documento.
Le fatture digitali sono in linea generale regolate dai medesimi obblighi di quelle cartacee, per cui è importante accertarsi che la loro compilazione rispetti tutte le norme legali.
