Negli ultimi anni, il settore dell’Event Management ha dovuto fare i conti con una duplice evoluzione: da un lato, le sfide climatiche, con estati caratterizzate da temperature intense; dall’altro, una crescente sensibilità del pubblico verso la responsabilità sociale d’impresa (CSR). Organizzare un evento estivo all’aperto non significa più occuparsi solo di logistica. Significa anche proteggere il comfort dei partecipanti e scegliere soluzioni coerenti con gli impegni ambientali dichiarati dal brand.

Oggi l’attenzione degli organizzatori si concentra sul garantire un’accoglienza piacevole riducendo l’impatto sul territorio. Una parte crescente del pubblico, infatti, presta attenzione anche ai dettagli organizzativi: materiali utilizzati, gestione dei rifiuti, accesso all’acqua e coerenza tra le dichiarazioni di sostenibilità del brand e le soluzioni adottate sul campo.

L’evoluzione delle preferenze del pubblico: i dati di mercato

Il passaggio verso modelli di gestione più ecologici non è una tendenza passeggera, ma una richiesta esplicita del mercato. Se analizziamo i trend macroeconomici, emerge chiaramente come la svolta green stia ridefinendo le gerarchie di preferenza dei consumatori.

Il passaggio verso modelli di gestione più ecologici risponde a una chiara evoluzione della domanda. Secondo un’analisi globale condotta da NielsenIQ, il 69% dei consumatori globali dichiara che la sostenibilità è diventata più importante nelle proprie decisioni d’acquisto rispetto a due anni prima. Questo dato non significa che ogni scelta sia guidata unicamente da criteri ecologici – poiché variabili come costo e disponibilità restano centrali – ma conferma una diffusa e maggiore attenzione verso l’impatto delle iniziative aziendali.

Nel contesto degli eventi outdoor, una parte crescente del pubblico presta attenzione anche ai dettagli organizzativi: materiali utilizzati, gestione dei rifiuti, accesso all’acqua e coerenza tra messaggio sostenibile e soluzioni adottate sul campo. I partecipanti notano lo spreco energetico, l’uso massiccio di materiali cartacei non necessari (come brochure che potrebbero essere digitalizzate tramite QR code) e, soprattutto, la distribuzione di oggettistica promozionale di bassa qualità o non adatta al contesto climatico, destinata a essere cestinata pochi minuti dopo la fine della manifestazione.

Il trend della protezione solare ecologica: le soluzioni sul campo

Nelle ore più calde degli eventi all’aperto, le variabili meteo incidono direttamente sullo stato psicofisico dell’ospite. La gestione della regolazione termica e della schermatura solare è quindi diventata una priorità per gli Event Manager. Per rispondere a questa esigenza in chiave eco-friendly, i trend attuali evidenziano tre direttrici principali:

1. Riduzione della plastica monouso

L’approvvigionamento idrico è il primo punto critico. Sempre più organizzatori cercano di ridurre l’uso di bottiglie di plastica monouso, sostituendole quando possibile con punti di erogazione dell’acqua filtrata e la distribuzione di borracce in alluminio riciclato o acciaio inox, concepite per il riutilizzo a lungo termine.

2. Stazioni di protezione solare

L’esposizione prolungata ai raggi UV richiede misure adeguate. Alcuni eventi stanno introducendo corner con prodotti formulati per ridurre l’impatto ambientale, evitando filtri UV organici ancora oggetto di discussione scientifica (come l’ossibenzone o l’octinoxate). In questo caso, la scelta ricade su lozioni conformi alla normativa cosmetica e supportate da schede tecniche verificabili, anziché basarsi su claim generici come “reef safe”.

3. Schermatura solare e accessori in fibre naturali

Quando si progetta l’accoglienza in grandi spazi aperti o privi di zone d’ombra strutturali, la scelta dei supporti personali distribuiti ai partecipanti diventa strategica. L’orientamento attuale del settore dell’Event Management rifiuta il merchandising tecnologico di fascia bassa o i gadget in plastica, che sotto il sole diretto rischiano il surriscaldamento e il rapido deterioramento, a favore di un Welcome Kit climatico e circolare.

Le soluzioni applicate sul campo prevedono solitamente una selezione di accessori leggeri e funzionali alla protezione termica:

• Occhiali da sole con montature in rPET, plastica riciclata o bio-acetato, verificando l’origine del materiale dichiarata dal produttore.
• Ombrelli parasole tascabili in tessuto riciclato, con certificazione Global Recycled Standard (GRS) ove disponibile e verificabile per il prodotto specifico.
• Cappelli in fibre vegetali, come i cappelli di paglia: se realizzati in fibre naturali e senza componenti sintetici rilevanti (come inserti o colle plastiche), rappresentano un’alternativa leggera, traspirante e a minore impatto rispetto ai gadget in plastica. Aiutano a proteggere dal sole e rendono più riconoscibile il gruppo di partecipanti negli spazi aperti dell’evento.

Costruire una filiera di fornitura etica e trasparente

L’ultimo fondamentale tassello per decretare il successo di un evento sostenibile risiede nella selezione dei partner commerciali. Un accessorio o un dispositivo di protezione non può definirsi realmente virtuoso se i suoi fornitori non rispettano i medesimi standard etici, di sicurezza sul lavoro e di tracciabilità dei materiali. La sostenibilità deve riguardare l’intero ciclo di vita del prodotto: dall’approvvigionamento della materia prima nei paesi d’origine fino alle condizioni di trasporto e logistica.

Anche i dettagli di lavorazione fanno la differenza: l’utilizzo di personalizzazioni con stampe plastiche lucide (come PVC o plastisol) rischia di vanificare la sostenibilità di un supporto in fibra naturale. Per questo motivo, le linee guida di CSR impongono l’uso di tecniche di marcatura ecocompatibili, come la serigrafia con inchiostri a base d’acqua o l’incisione laser.

Per il marketing e gli uffici acquisti, scegliere accessori outdoor sostenibili significa verificare schede tecniche, certificazioni di conformità al regolamento europeo REACH e optare per tecniche di personalizzazione (come la stampa ad acqua o l’incisione) che siano pienamente compatibili con il materiale di supporto scelto, riducendo così il rischio di scarti.

Conclusione: pianificazione e valore a lungo termine

In definitiva, la gestione logistica di un evento estivo all’aperto richiede oggi un’attenzione particolare all’impatto ambientale e al benessere dei partecipanti. Mitigare gli effetti del calore sul campo tutelando le risorse naturali non è una scelta di facciata, ma una componente strategica della corporate identity. Il ritorno sull’investimento si misura nella fiducia del pubblico e nell’efficacia reale delle politiche di CSR dell’azienda.