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Eventi, come organizzarli rispettando la distanza sociale

Redazione

Eventi, come organizzarli rispettando la distanza sociale

Ven, 11/09/2020 - 11:59

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Eventi, come organizzarli  rispettando la distanza sociale

Sicurezza al primo posto e organizzazione a colori

Durante i primi mesi del 2020 il mondo ha subito una brusca inversione di marcia. A causa della pandemia generata dal dilagare del virus Covid-19 e del conseguente lockdown, le economie mondiali hanno subito ingenti perdite e il modo di lavorare è cambiato durante tutti i mesi successivi.

Interi uffici svuotati e dipendenti a lavoro da casa, fiere, eventi commerciali, appuntamenti, tutto è stato rinviato e durante l’estate il mondo sta ancora combattendo il coronavirus. Ma bisogna andare avanti e tornare a lavorare riducendo al minimo i rischi per la salute pubblica, quindi bisogna ricominciare a organizzare eventi e fiere per riprendersi dal duro colpo subito.

Distanza sociale e mascherine, oltre a soluzioni disinfettanti, fanno regolarmente parte della nostra quotidianità e sono gli strumenti perfetti per tenere a bada il virus. Quindi è importante che non manchino in nessun punto degli ambienti in cui viene organizzato l’evento. Tuttavia, organizzare un evento in questo periodo non è cosa facile nemmeno adottando questi accorgimenti, dato che servirà preparare ogni aspetto nei minimi dettagli e con maggior attenzione che in passato.

Meeting ed eventi online, seppur utilizzando la webcam, hanno un effetto decisamente meno incisivo di quello che offrono gli eventi in cui il contatto fisico e visivo incentiva i rapporti interpersonali e il raggiungimento degli obiettivi comuni. Ecco perché in svariati settori è meglio organizzare eventi dal vivo e tutte le aziende hanno l’esigenza di partecipare alle fiere per trarne tutti i benefici.

La sicurezza va messa al primo posto: esistono diversi modi per far sì che tutti mantengano le distanze di sicurezza per poter accogliere agli eventi quanti più interessati possibile. Ecco qualche consiglio utile.

Organizzazione a Colori

Avete trovato i locali adatti a ospitare il vostro prossimo evento. Ottimo! Vi starete chiedendo come tenere distanti gli invitati tra loro durante lo svolgimento e la risposta è ancora una volta organizzazione precisa e facile da seguire. La soluzione è infatti creare diversi gruppi che avranno accesso alla sala in cui si tiene l’evento a rotazione.

Per organizzare i vari turni alla perfezione, sarà necessario seguire questi semplici step:

  • Calcolate con precisione il massimo numero di persone che i diversi ambienti possono accogliere, tenendo a mente la distanza che dovrà essere mantenuta durante tutto l’evento
  • Raggruppate gli invitati in base ai numeri calcolati e assegnare a ciascun gruppo un diverso colore
  • Per distinguere i vari gruppi, offrite agli invitati lanyards personalizzati nei diversi colori scelti, che potrete acquistare su Maxilia
  • Create un’agenda in modo che ogni ambiente sia accessibile a turno a un solo gruppo di invitati
  • Esponete dei cartelli che riportano in modo chiaro a quale gruppo è consentito l’ingresso ad ogni ambiente in ogni momento, così che gli invitati capiscano dove andare e quando entrare

Così sarà possibile intrattenere tutti pur mantenendo la distanza, dato che in ogni ambiente diverso si terrà un meeting, una presentazione o qualsiasi altro evento separato dagli altri e, a rotazione, tutti potranno completare l’evento in totale sicurezza.

Se i locali a vostra disposizione sono ristretti, assegnate tutti a un solo ambiente e create orari prestabiliti di accesso, intrattenendo i presenti in attesa con presentazioni, filmati, rinfresco, e dando a ognuno di loro un gadget promozionale in ricordo dell’evento.

Per la massima sicurezza, valutate la possibilità di misurare la temperatura di ogni presente, installare purificatori d’aria ed effettuare la dovuta manutenzione dei condizionatori per pulire i filtri interni.

Se volete assicurarvi che la distanza venga sempre rispettata, sappiate che esistono apparecchi da indossare capaci di lanciare un allarme quando due persone si avvicinano più del dovuto. Tuttavia, si tratta di un investimento, d’acquisto o noleggio, che non tutte le compagnie sono disposte a fare, nonostante potrebbero sicuramente rendere tutto più semplice ed essere restituiti a fine evento.

Per la massima visibilità, potete infine registrare l’evento per offrirlo in streaming online a tutti coloro che non potranno essere fisicamente presenti.


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