L’Ufficio Relazioni con il Pubblico, collocato a piano terra in via della Repubblica, accanto all’Ufficio Protocollo del Comune, è stato presentato questa mattina nella sala degli Stemmi di Gubbio alla presenza del sindaco Filippo Mario Stirati, dell’assessore Lorena Anastasi, di Nadia Minelli responsabile del servizio e del personale assegnato a Laura Berettoni e Lorella Scalamonti.
“Stiamo colmando una lacuna e stiamo mantenendo gli impegni presi, con un altro importante obiettivo raggiunto – ha dichiarato il sindaco Stirati – quale l’attivazione del servizio URP. E’ la dimostrazione tangibile del lavoro che stiamo facendo per rendere il rapporto con i cittadini più trasparente, semplice, chiaro e amichevole. E’ una scelta mirata quella dell’individuazione dei locali in via della Repubblica, per garantire un accesso agevole e avere un riferimento anche dei vari servizi offerti dal Comune e dislocati in varie sedi, anche se ulteriore obiettivo è quello di riunirli nell’ex Ospedale, mantenendo la sede istituzionale e di rappresentanza sempre in Piazza Grande. La nostra amministrazione si muove nell’ottica dell’innovazione e se a volte abbiamo accumulato qualche ritardo, le cause sono da ricercarsi nella complessità degli iter burocratici, piuttosto che nella nostra inerzia; comunque noi abbiamo raggiunto un ulteriore tassello agli obiettivi dati“.
Soddisfazione è stata espressa anche dall’assessore Anastasi che ha illustrato il servizio, dichiarando: “L’URP è un servizio che va a colmare una necessità fondamentale di migliorare rapporto cittadinanza-territorio, tra le priorità dell’assessorato. Il funzionamento dell’URP è stato definito in modo da rispondere agli obblighi di legge in materia, e al contempo fornire una serie di servizi a valore aggiunto. Anche se è già operativo, l’avvio ufficiale al pubblico è previsto nel mese di gennaio 2016, poiché stiamo completando le necessarie infrastrutture, con la definizione dei futuri servizi, l’individuazione degli spazi idonei, la progettazione delle necessità formative del personale da allocare e l’individuazione degli operatori”.
“L’importanza e l’innovazione di questo progetto è legata anche al percorso di certificazione, – aggiunge l’assessore – secondo i più importanti standard internazionali della qualità dei servizi pubblici, ISO 9001 e ISO 18091. Entro questo mese saranno completate le verifiche necessarie, che sono certa supereremo con esito positivo, divenendo il primo Comune in Italia ad essersi certificato applicando entrambi gli standard“.
L’URP è disciplinato da documenti quali la ‘Carta dei Servizi dell’URP’, che rappresenta il patto con la cittadinanza ed il territorio, ed il dettaglio dei servizi erogati ai cittadini, favorendo l’accesso e la fruizione dei servizi, anche attraverso la semplificazione del linguaggio amministrativo, arrivando anche ad un supporto operativo, quale ad esempio, l’accesso al servizio digitale presente sul portale istituzionale, aiutando il cittadino nella procedura o nella compilazione di una modulistica. A livello organizzativo, l’URP si basa su un ‘Disciplinare’ che descrive la macchina organizzativa, creando una Rete di Referenti Interni dei vari servizi.
Tutti gli uffici comunali collaborano rendendo accessibili i materiali necessari a fornire al cittadino informazioni sul loro funzionamento e sui loro procedimenti, tra cui Regolamenti, Bandi, Modulistica, Avvisi, Informazioni su iniziative istituzionali, ecc.. L’URP promuove anche la trasparenza dei procedimenti amministrativi, informando i cittadini sul loro stato e garantendo l’esercizio del diritto di accesso e di partecipazione all’attività dell’Ente. Infine, recepisce suggerimenti e proposte, concorrendo alla rilevazione della qualità dei servizi dell’Ente e alla soddisfazione degli utenti, in modo da conoscerne i bisogni e contribuire al miglioramento del servizio.
In sintesi, obiettivo primario dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico è fungere da punto di accesso unico e privilegiato per facilitare al cittadino la relazione con la macchina amministrativa, fornendo così risposte chiare sulle modalità di utilizzo dei vari Servizi, al fine di assicurare la loro piena utilizzazione, anche alla luce della progressiva digitalizzazione del Comune. In quest’ottica, si è lavorato per superare una serie di “colli di bottiglia”, anche tecnologici, intervenendo sulla riorganizzazione del sistema informatico, delle funzioni interne all’Ente e al modo di comunicare, approvando disciplinari per la gestione del portale istituzionale, dei social network e social media istituzionali.
“Un ulteriore tassello di servizi digitali ai cittadini che abbiamo predisposto in sincronia con l’URP, – conclude Anastasi – e che sarà attivato operativamente a gennaio 2016, è la Newsletter istituzionale, strutturata per fornire, ai cittadini che lo richiederanno, informazioni periodiche sull’aggiornamento delle azioni dell’attività amministrativa mediante mail o sms, per informare la cittadinanza su eventi o notizie a carattere di urgenza o emergenza, quali ordinanze del Sindaco, informazioni sulla viabilità o sulla sicurezza della Polizia Municipale, ed informazioni di emergenza da parte della Protezione Civile”.
