L'Agenzia per il diritto allo studio universitario dell’Umbria (“Adisu”), in collaborazione con la Scuola umbra di amministrazione pubblica, è il primo ente in Umbria a dare attuazione concreta alla legge regionale sulla semplificazione amministrativa (lr. 8/2011) con un importante intervento di semplificazione e razionalizzazione che interessa la procedura per l’accesso alle borse di studio e agli altri benefici e servizi messi a concorso con il bando per l’anno accademico 2012/2013. Da quest’anno, infatti, gli studenti universitari potranno partecipare al bando compilando una istanza digitale sul portale di “Adisu” senza consegnare certificati o attestati (decertificazione totale): lo studente sarà tenuto solo a dichiarare stati, fatti e qualità soggettivi e sarà compito dell’Agenzia verificare tali dichiarazioni “direttamente” con accesso alle banche dati messe a disposizione degli enti titolari dei dati.
Il primo esempio concreto, sottolineano dalla Scuola umbra di amministrazione pubblica, di applicazione di norme che caratterizzano una amministrazione moderna ed aperta, “senza carta” e senza particolari adempimenti. La nuova procedura digitale, infatti, permette di eliminare la carta non solo nella fase di presentazione della domanda, ma anche nelle fasi di istruttoria e verifica e per la pubblicazione delle graduatorie nonché nelle comunicazioni personali tra Adisu e studenti (utilizzo di email e/o di posta elettronica certificata), contribuendo ad una riduzione significativa degli oneri interni (recupero di tempi burocratici e di risorse umane) e degli oneri per gli studenti (tutto si svolge sulla base delle informazioni pubblicate sul sito e sulla base della presentazione in rete della istanza).
La procedura proposta, si rileva, contribuisce a una nuova organizzazione del lavoro che si riferisce al “back office” (lavorazione delle richieste solo in modalità digitale e con tempi e risorse ottimali) e al “front office” (tramite informazioni sul sito e senza doversi recare nella sede dell’Adisu). Tutto il “back office” è stato razionalizzato e semplificato ai sensi della legge regionale 8/2011 sulla semplificazione amministrativa. La procedura di partecipazione al bando e di gestione documentale è stata digitalizzata, ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale, con una significativa riduzione di oneri interni, ma soprattutto offrendo agli studenti un servizio di qualità: non più documentazione cartacea da presentare; lo studente può fare la richiesta da una qualsiasi postazione elettronica; riceverà una email con il protocollo della istanza e la documentazione da conservare sarà quindi solo di tipo digitale.